שירותי מזכירות וניהול יומנים

כולנו יכולים להיעזר בשירותי מזכירות. אז אם נמאס לך לרדוף אחרי גבייה, לחפש חשבוניות או למצוא את עצמך בתיאום פגישות אינטנסיבי, זו תהיה ככל הנראה ההשקעה הכי טובה בעסק שלך

שירותי מזכירות הם כבר מזמן לא פריבילגיה של חברות גדולות ותאגידי ענק בלבד. בתקופה שבה זמן שווה כסף, זו יכולה להיות השקעה משתלמת לכל בעל או בעלת עסק. יתרה על כך, גם נותני שירות ועצמאיים קטנים צריכים שירות כזה אפילו אם הם לא מעסיקים ומעסיקות עובדים. ספציפית היום, כל מה שצריך כדי ליהנות משירות מן הסוג הזה הוא למצוא את המודל המשתלם ביותר.

המודל המומלץ עבור שירותי מזכירות וניהול יומנים הוא מיקור חוץ: משלמים סכום כסף מסוים לחברה חיצונית, שתפקידה להעסיק כוח אדם מיומן שמבצע בשם בעלי העסקים את המשימות הבירוקרטיות ואת כל היתר. בפועל, זה אומר שניתן לרכז מגוון רחב של שירותי מזכירות שעתי או קבוע תחת קורת גג אחת ועם יתרונות רבים.

מה היתרונות של שירותי מזכירות וניהול יומנים במיקור חוץ?

המודל של מיקור חוץ מוכיח את עצמו בטווח הקצר והארוך. בטווח הקצר, ניהול יומנים חיצוני למשל קודם כל מעביר את האחריות על הנושא הזה לידיים של מי שמתמחים בכך. בזמן שחברה חיצונית מנהלת עבורנו את היומן, אנחנו יכולים להמשיך ולהתעסק במה שחשוב: לפתח את העסק, לתת שירות ללקוחות ולשפר את המוצר.

בטווח הארוך, השירות כולל ביצוע תהליכי גבייה והוא מייצר לנו מקורות הכנסה נוספים. אם עד היום נאלצנו להשחית את זמננו היקר על ביצוע משימות בק אופיס במקום לייצר הכנסות, מגיעים שירותי מזכירות וניהול יומנים ומשנים את זה מהיסוד.

חוץ מזה, יש גם אלמנט שיווקי בתוך שירותי מזכירות וניהול יומנים – כמו למשל מסירת מידע אודות העסק עבור לקוחות חדשים שיוצרים איתו קשר. כאשר חברה חיצונית מנהלת עבורנו את היומן ומבצעת גם את תהליכי הגבייה, היא יכולה לספק מענה מהיר וזמין לכל מי שמתעניינים בשירות או במוצר שלנו.

מה עדיף – שירות בתשלום חודשי או לפי שעה?

אחרי שמבינים מה היתרונות של תיאום יומני אישי ושל שירותי מזכירות במודל של מיקור חוץ, השאלה היחידה שנותרה פתוחה היא האם עדיף לתאם את זה במסגרת תשלום חודשי או לפי שעה. כאן כבר אין מסקנה חד משמעית, כי צריך לבחון כל מקרה לגופו ולהרכיב את השירות בהתאם.

באופן כללי, שירותי מזכירות שעתי מתאים לעסקים קטנים או לעצמאיים. הם יכולים להשתמש בשירות הזה בתקופות עמוסות, אם מגיע מספר גדול של לקוחות בעת ובעונה אחת או כאשר מתנהל קמפיין שיווקי מוצלח. בכל יתר השנה, עצמאיים ובעלי עסקים קטנים אולי יעדיפו לוותר על שירותי המזכירות כדי לחסוך את העלות השעתית והמצטברת.

לשם השוואה, בעלי עסקים גדולים יותר שמבינים עד כמה קשה לגייס עובדים ומה כרוך בתחזוקה שלהם יעדיפו שירות קבוע יותר. כאן המודל הוא שירות שעליו משלמים סכום קבוע מדי חודש, כאשר היתרון הוא זמינות גבוהה של נציגי השירות והמזכירות.

הגיע הזמן להשקיע בעסק

שירותי מזכירות וניהול יומנים הם לא הוצאה רגילה. השירות כולל גם ניהול יומנים חיצוני, גם ביצוע תהליכי גבייה וכמובן ביצוע משימות בק אופיס עם או בלי מסירת מידע אודות העסק לפי דרישות הלקוח.

עם תיאום יומני אישי באופן הזה, העסק משקיע בעצמו ובלקוחות שלו. זו השקעה משתלמת עבור העסק והיא עושה את ההבדל בהתנהלות השוטפת ומול המתחרים.