שירותי מזכירות ומענה אנושי לעסקים 24/7 – מזכירה אישית במיקור חוץ

הרעיון פשוט מאוד. במקום להעסיק מזכירה במשרה מלאה, גם כשאין מספיק עבודה לכל שעות היום, או להסתמך על עובדים שמנסים לענות לטלפונים בין משימה למשימה, מעבירים את המשימה לחברה שמתמחה בכך. כך כל שיחה מקבלת מענה מקצועי, כל פנייה מתועדת, וכל לקוח מרגיש שיש עם מי לדבר

אחד היתרונות הגדולים של מזכירה אישית במיקור חוץ הוא הזמינות. לקוחות לא תמיד מתקשרים בין תשע לחמש. יש מי שמתקשר מוקדם בבוקר לפני העבודה, אחרים יוצרים קשר בערב, ויש גם עסקים שמקבלים פניות לאורך כל שעות היממה.

כאשר יש מענה אנושי לעסקים שפועל 24 שעות ביממה, שבעה ימים בשבוע, הסיכוי לפספס לקוח פוחת משמעותית. בעולם שבו לקוח יכול לעבור למתחרה תוך דקות בודדות, כל שיחה שנענית בזמן יכולה להפוך להזדמנות עסקית.

המשמעות של מענה טלפוני לעסקים אינה רק לענות לשיחה. לקוחות מצפים לקבל יחס אישי, תשובות ברורות ותחושה שמישהו באמת מקשיב להם. כאשר אדם מתקשר לעסק ומיד עונה לו נציג מקצועי שמכיר את הנהלים, יודע לתת מידע בסיסי ומבין איך לנהל את השיחה, כל החוויה משתנה.

במקום להיתקל בתא קולי או להמתין לשיחה חוזרת, הלקוח מקבל שירות מיידי. במקרים רבים, דווקא הרושם הראשוני הזה משפיע על ההחלטה אם להמשיך לעבוד עם העסק.

גם מבחינת בעלי עסקים מדובר בשינוי משמעותי

במקום להיות זמינים לכל שיחה במשך כל היום, אפשר להתפנות לניהול העסק. בעל משרד עורכי דין יכול להתרכז בדיון בבית המשפט בלי לחשוש ששיחות חשובות מתפספסות. רופא במרפאה פרטית יכול להמשיך לקבל מטופלים בזמן שמישהו אחר מטפל בפניות החדשות. יועץ עסקי שנמצא בפגישה לא צריך לעצור כל עשר דקות כדי לבדוק מי התקשר. כל הפניות מתועדות ומועברות בצורה מסודרת, כך שאפשר לחזור ללקוחות בזמן המתאים.

מזכירה אישית מעניקה גם יתרון תדמיתי. גם עסק קטן של אדם אחד יכול להיראות כמו ארגון גדול ומסודר. כאשר כל שיחה נענית בצורה מקצועית, נקבעת פגישה באופן מסודר ונשלחת הודעה מסכמת, הלקוח מרגיש שהוא עובד מול עסק יציב ורציני. לא מעט בעלי עסקים מספרים שהלקוחות כלל אינם מבינים שהמענה מתבצע על ידי שירות חיצוני, משום שהנציגים עובדים לפי הנהלים של העסק ומדברים בשמו.

מזכירה במיקור חוץ מתאימה כמעט לכל תחום פעילות

עורכי דין זקוקים לתיאום פגישות ולקבלת הודעות דחופות. רואי חשבון מקבלים עומסים גדולים בתקופות של דיווחים ומועדי מס. מרפאות פרטיות צריכות לקבוע תורים ולתת מידע ראשוני למטופלים. חברות בנייה מקבלות פניות מרוכשי דירות ומספקים. חנויות אינטרנטיות מטפלות בשאלות על משלוחים, החלפות ומלאי. גם בעלי מקצוע כמו חשמלאים, אינסטלטורים, טכנאים או מתקיני מזגנים מתקשים לענות לטלפון בזמן שהם עובדים אצל לקוח.

חשוב להבין שגם העלויות שונות מאוד מהעסקה של עובד פנימי. העסקת מזכירה במשרה מלאה כוללת שכר, תנאים סוציאליים, ימי חופשה, ימי מחלה, הכשרות, ציוד משרדי ועלויות נוספות. לעומת זאת, מזכירה במיקור חוץ מאפשרת לשלם רק על השירות שנדרש בפועל. עבור עסקים קטנים ובינוניים מדובר לעיתים בחיסכון משמעותי, בלי לוותר על איכות השירות.

מעבר למענה הטלפוני, עסקים רבים זקוקים כיום גם לנוכחות בערוצים דיגיטליים. לקוחות שולחים הודעות בוואטסאפ, כותבים בצ'אט באתר, שולחים מיילים או פונים דרך הרשתות החברתיות. מבחינת הלקוח אין הבדל בין הערוצים. הוא פשוט רוצה לקבל תשובה. התוצאה היא שירות אחיד ורציף, בלי קשר לדרך שבה הלקוח בחר ליצור קשר.