שירותי מזכירות אישית ולעסק

בעלי עסקים קטנים, בינוניים וגדולים חולקים לעיתים את אותם קשיים. אחד הקשיים שחוזרים על עצמם אצל עצמאיים ובעלי עסקים בכל רחבי העולם בא לידי ביטוי בניסיון לנצל טוב יותר את הזמן. בניגוד לשכיר שמקבל משכורת גלובאלית וקבועה, לעצמאיים ובעלי עסקים אין פריבילגיה להתעסק בכל מה שלא מייצר עבורם הכנסה מיידית.

הבעיה מתחילה כאשר בעלי עסקים ועצמאיים מגלים שיש המון בירוקרטיה גם סביב התפעול השוטף. זה מתחיל למשל בהתנהלות מול ספקים, ממשיך לאחר מכן עם הכנת משכורות או גבייה, וכולל את המענה השוטף ללקוחות. כל פעם שבעל עסק מתעסק באחד הדברים האלה – הוא לא יכול להמשיך ולפתח את הפעילות המסחרית שלו.

גם לך מגיעה מזכירה!

הפתרון לזה לא חדש, אבל כיום הוא רלוונטי גם לבעלי עסקים ועצמאיים כמוך: מזכירה. בניגוד לעבר, ניתן עכשיו לתאם שירותי מזכירות מלאים במודל של מיקור חוץ ובלי לגייס כוח אדם. אלו למעשה שירותי מזכירות מרחוק, אבל היתרונות שלהם זהים לגמרי למזכירה שנמצאת פיזית במשרד.

קודם כל, שירות מזכירה אישית במודל של מיקור חוץ משתלם כלכלית. אלו שירותי מזכירות לעסקים קטנים שלא רוצים לבזבז זמן על גיוס עובדים, הכשרה שלהם ולאחר מכן טיפול שוטף בבקשות או מענה לדרישות סוציאליות. עם שירות מזכירה אישית במודל של מיקור חוץ, בעלי עסקים חוזרים להתעסק במה שהם הכי מבינים וטובים בו – תוך כדי שהם מנצלים טוב יותר כל דקה פנויה שעומדת לרשותם.

שנית, שירות מזכירה אנושית במודל כזה מבטיח רמה מקצועית גבוהה ומענה אדיב. אלו מטבע הדברים שירותי מזכירות חיצוניים שניתנים מלכתחילה על ידי עובדים ועובדות שהוכשרו לכך, מה שמשחרר את בעלי העסקים מדאגות לגבי רמת השירות שהלקוחות שלהם מקבלים.

מה כוללים שירותי מזכירות לפי שעה?

מיקור חוץ הוא מודל שמאפשר לבעלי עסקים לקבל שירות מסוים מחברה אחרת ולשלם תמורתו סכום כסף קבוע. בשירותי מזכירות אפשר לבחור בין תשלום גלובאלי וכללי לבין תשלום לפי שעה וניתן אף לתאם סל שירותים ספציפי.

שירותי מזכירות מרחוק כוללים את כל מה שהעסק צריך: תיאום יומנים אישי של כל יום בשבוע, מסירת מידע אודות העסק גם ללקוחות קיימים וגם ללקוחות חדשים וכמובן ביצוע משימות בק אופיס על פי דרישה. כמו כן, אפשר לכלול בשירות מזכירה אישית גם ביצוע תהליכי גבייה מול לקוחות וספקים וניתן לתאם קבלת הודעות ומתן שירות מטעם בית העסק.

איך בוחרים שירותי מזכירות חיצוניים?

שירותי מזכירות הופכים לכרטיס הביקור של העסק. הם משתלבים מעולה בתפעול השוטף וחוסכים לעסק זמן והתעסקות, מה גם שהלקוחות פוגשים אותם על בסיס קבוע ויום יומי. כל זה מדגיש את החשיבות של שירות מזכירה אישית ברמה גבוהה.

הדרך לבחור שירותי מזכירות חיצוניים היא לתת עדיפות לחברה מנוסה שמסמיכה לטובת המשימה רק כוח אדם איכותי. בנוסף, עדיף לרכז גם שירותי מזכירות וגם שירותים רלוונטיים נוספים תחת קורת גג אחת – כמו מענה אנושי, שירותי מוקד או שירותים דיגיטליים. 

אם אותה חברה מסוגלת גם להעמיד לרשות בית העסק שירותי מזכירות לפי שעה וגם לפתור לו עוד משימות בירוקרטיות ומשרדיות, הדרך לניצול טוב יותר של הזמן כבר סלולה.