שירות מזכירות דיגיטלית זה וויטוק

שירותי מזכירות לעסק כבר מזמן לא חייבים לכלול שולחן, פקידה ומכשיר פקס. בעולם שבו הכל קורה בענן ובסמארטפון, מזכירות דיגיטלית הפכה לפתרון החכם, היעיל והמשתלם ביותר לעסקים קטנים ובינוניים, במיוחד כשמדובר בשירות של וויטוק

מזכירות דיגיטלית היא בעצם שירות מזכירות שמתקיים לגמרי מרחוק, בלי משרד פיזי, בלי כוח אדם קבוע ובלי ציוד. מדובר במוקד מקצועי שמנהל את שיחות הטלפון, קובע פגישות, עונה ללקוחות, מטפל בהודעות, ואפילו מתאם שירותים, והכול בזמן אמת ובשם העסק. השירות מתבצע דרך מוקד אנושי, שזמין כל הזמן ומגיב כמו מזכירה לכל דבר, רק בלי לשבת פיזית במשרד.

מה ההבדל בין מזכירה רגילה לבין מזכירות דיגיטלית?

ההבדל בין שירות מזכירות רגיל לשירות מזכירות דיגיטלית דומה להבדל בין טלפון חוגה לאפליקציית ווטסאפ. במזכירות "הישנה", צריך לגייס עובד, לשלם שכר, לספק עמדת עבודה, לדאוג להכשרה ולהתמודד עם ימי חופשה, מחלה ועוד. לעומת זאת, מזכירות דיגיטלית חוסכת את כל אלה: השירות מתבצע דרך מיקור חוץ, בעלות ידועה מראש, בלי התחייבויות ארוכות ובלי כאבי ראש.

השירות כולל לרוב מענה טלפוני בשם העסק, קביעת תורים ביומנים חכמים (כמו Google Calendar), סינון שיחות לא רלוונטיות, שליחת מיילים, מעקב אחרי משימות, תיאום עם ספקים ועוד. מזכירות לעסק קטן מקבלת בקלות יתרון תחרותי, במיוחד כשאין תקציב למשרה מלאה, אבל כן יש צורך להיראות מקצועי ונגיש כל הזמן.

איך בוחרים שירותי מזכירות לעסק?

כדי לבחור שירות מזכירות דיגיטלית טוב באמת, צריך לשים לב למספר דברים: האם יש מוקדנים קבועים שמכירים את העסק? האם המענה הוא אנושי או אוטומטי? האם יש גמישות בשעות הפעילות? האם ניתן לקבל דיווחים שוטפים על השיחות, תיאומים ומשימות? וגם, האם אפשר לנהל את הכול דרך האימייל או האפליקציה?

וכאן נכנסת לתמונה וויטוק. החברה, שפועלת בתחום שירותי המוקדים מעל ל-20 שנה, מציעה שירות מזכירות דיגיטלית שמותאם במיוחד לעסקים קטנים ובינוניים. כל לקוח מקבל צוות קבוע שמכיר את העסק, עונה בשמו ומטפל בכל מה שמזכירה עושה, רק בצורה חכמה, יעילה ומהירה יותר.

מה לגבי מזכירות לעסק קטן?

וויטוק שמה דגש על חוויית לקוח אישית: המוקדנים שלה יודעים לא רק לענות, אלא גם להבין את השיחה, לזהות הזדמנויות, להעביר מידע חשוב ולתפעל יומנים או מערכות קיימות. השירות פועל 24/7 או בשעות שנבחרות מראש, עם ממשק פשוט לדיווחים ועדכונים. כן, גם אם זה מזכירות לעסק קטן וגם אם זה שירות מזכירות דיגיטלית לחברה ענקית.

והמחיר? הרבה יותר משתלם מהעסקת עובד. שירותי מזכירות לעסק בוויטוק מוצעים בחבילות משתנות לפי כמות השיחות או היקף השירות, כך שכל עסק, מעוסק פטור ועד חברה בע״מ, יכול למצוא בדיוק את הפורמט שמתאים לו. לא צריך להחזיק מישהו על שכר קבוע כשיש מזכירה דיגיטלית שזמינה תמיד, לא חולה, לא מאחרת, ועושה את העבודה כמו שצריך.

פתרון מודרני לצורך קלאסי

שירות מזכירות דיגיטלית הוא פתרון מודרני למענה טלפוני וניהול משימות אדמיניסטרטיביות מרחוק, ללא צורך במזכירה פיזית במשרד. זה מאפשר לעסקים קטנים ובינוניים ליהנות ממענה אנושי מקצועי וזמין (אף 24/7), קביעת פגישות, סינון שיחות, שליחת מיילים ועוד.

לסיכום, מזכירות דיגיטלית היא לא רק חיסכון, היא קפיצת מדרגה בשירות לקוחות, בסדר היום של העסק ובתדמית החיצונית שלו. בעלי עסקים שלא רוצים לבזבז זמן על ניהול פניות, אבל כן רוצים לשדר מקצועיות בכל שיחה, מוצאים בוויטוק פתרון מושלם. פשוט, חכם, אנושי.